Сегодня довольно часто встречаются частные организации или ООО, занимающиеся доставкой грузов на коммерческой основе. При данном виде деятельности организацией заполняется путевой лист грузового автомобиля, образец заполнения которого легко найти в интернете. Он является документальным доказательством расходов, связанных с содержанием и амортизацией автопарка.
Путевой лист нужен для ведения отчетности о содержании грузовиков в пути
Путевой бланк является сопроводительным документом водителя. Он нужен для:
Для грузовых машин, осуществляющих коммерческую деятельность, на данный момент существует три формы сопроводительных актов, принятых еще в 1997 году:
Форму 4-п уместно использовать, когда транспортное средство за одну смену водителя производит доставку не к одному заказчику, а сразу к нескольким. Если одно ТС обслуживают разные работники, то на каждого из них оформляется новый образец бланка.
Путевой лист 4 с подходит для сдельной оплаты
Путевой лист выдается ответственному работнику сроком только на одну смену. Поскольку это документ строгой отчетности за его сдачей и правильной заполняемостью необходимо тщательно смотреть. Поэтому диспетчеру следует достоверно убедиться, что шофер сдал маршрутный лист для дальнейшей его обработки.
Срок выдачи остальных двух видов документов варьируется, так как доставка груза осуществляется и в другие города. Но срок не может быть больше месяца.
Путевой лист грузового автомобиля включает в себя следующие реквизиты:
Выдаваемые листы регистрируются, для чего нужен Журнал учета. Дата занесения бланка в журнал и дата на самом бланке должны совпадать. За журналом закрепляется ответственное лицо, им является диспетчер.
Действия, связанные с неправильным оформлением, служат поводом для привлечения к ответственности. Поэтому приказом назначаются лица, которые несут полную ответственность за заполнение данного вида документации. Это сам руководитель и лица, которые каким-либо образом связаны с эксплуатацией ТС: шофер, диспетчер, механик.
Путевой лист следует заполнять очень внимательно, иначе последует ответственность
При документе имеются специальные отрывные талоны. Они нужны, чтобы доказать факт оказания услуги. Заполняется он самим заказчиком собственноручно, а впоследствии прилагается к выставляемому счету. Компания-владелец грузового транспорта оставляет у себя на хранении только маршрутный лист, чтобы в дальнейшем рассчитать все затраты. В отрывном талоне и сопровождающей бумаге внесенные данные должны совпадать. По данному виду деловой бумаги владелец фирмы отчетливо видит все передвижения своего автомобиля.
Кроме путевых листов на перевозимый груз оформляются дополнительно товарно-транспортные накладные, которые заполняются строго по установленным нормам и хранятся непосредственно с листами. Это нужно для того, чтобы сэкономить время при проведении каких-либо проверок.
Образец бланка 4-п содержит строки, куда вписываются номера данных накладных. Все действия, связанные с заполнением товарно-транспортных накладных, могут повлечь ответственность как административную, так и уголовную. Документ выдается на один рейс в единственном экземпляре сроком на рабочую смену шофера.
При сдаче заполненных бланков работнику следует указать в сообщении о различных видах затрат связанных с поломкой машины, и внести данные в сопровождающий акт и дополнительно подтвердить их документально.
Следовательно, путевой лист грузового автомобиля является важным отчетным документом, который нужен для выявления затрат, связанных с ТС. Все действия по его заполнению и хранению ложатся на утвержденных ответственных лиц.
Работа логистических и транспортных предприятий связана с применением большого количества автомобилей, которые являются источниками повышенной опасности. Одним из средств упорядочивания их использования служит такой документ как маршрутный лист. Он применяется не только в целях контроля за состоянием водителей и временем их работы, но и служит первичным документом, на основании которого формируются данные бухгалтерского и налогового учета.
Помимо фискального значения, этот документ полезен для анализа маршрутных сетей в целях поиска наиболее оптимальных путей, которые улучшат экономические показатели предприятия. Это касается тех компаний, которые не перешли на использование систем автоматизации.
При крупных перевозках применяется сопроводительная документация (накладные), которые содержат всю необходимую информацию о пути груза. По этой причине путевой лист в виде отдельного документа не потребуется.
В правовых базах можно встретить форму № 3, утвержденную Росстатом. Она носит рекомендательный характер и подлежит адаптации с учетом того, какой деятельностью занимается предприятие, специфика работы которого несколько иная, нежели обычная логистика. В частности, даже компании-такси должны предоставлять своим водителям путевые листы. Что же в них должно обязательно содержаться?
Нередко в компаниях действует положение о компенсациях сотрудникам, которые используют в работе собственный транспорт. Дополнительные выплаты персоналу за то, что он применяет в работе личные автомобили, относятся компаниями на расходы и влияют на расчет налога на прибыль.
В этом случае представители фискальных органов могут осуществить проверку и затребовать представления всей первичной документации. В нее, помимо платежных документов от автозаправок, должны входить путевые листы. В них отражается информация о деловых поездках всех таких сотрудников.
Важным требованием служит соответствие географии перемещений работников их трудовой функции. У налоговиков не будет претензий, если окажется, что юрист ездит в суды , а бухгалтер в банки.
Оформление маршрутного листа необходимо и в случае направления работника в командировку с использованием им своей машины. После возвращения он прикладывается к авансовому отчету.
Форма путевого листа может быть утверждена положением об использовании личного транспорта в работе и положением о командировках.
Очевидной становится тенденция постепенного вытеснения маршрутного листа из сферы крупных грузоперевозок. В настоящее время он превращается в документ учета, на основании представления которого происходит оформление компенсаций сотрудникам компаний.
С развитием систем мониторинга движения транспорта и совершенствования аналитического программного обеспечения маршрутный лист будет заменен более актуальными аналогами. Ими станут технические отчеты, содержащие показания о пройденном пробеге, путях следования и фактическим расходе топлива. Такие новшества станут быстро внедряться после прохождения процедур сертификации.
Работа торгового представителя заключается в распространении определенных видов продукции по розничным торговым точкам, изучении спроса на товары, анализе и прогнозировании объемов продаж путем практической оценки сбыта. Использование маршрутного листа значительно облегчает труд работника, поскольку документ является своеобразным путеводителем, разработанным на основе потребностей торговых точек в тех или иных товарах и с использованием элементов логистики.
Основные цели разработки маршрутного листа заключаются в:
Бланк маршрутного листа содержит следующие графы:
Т/т означает «торговая точка». В строку необходимо вписывать наименования всех мест торговли, которые планируется посетить в течение рабочего дня, с указанием подробного адреса и контактов.
ЛПР означает «лицо, принимающее решение». В эту графу следует вписать фамилию, имя и отчество человека, который отвечает за проведение закупок в торговой точке.
Телефон – в этой строке вносятся контактные номера телефонов. Такая информация крайне необходима и важна, особенно в случае возникновения непредвиденных ситуаций с изменением сроков, ассортимента или объемов поставки.
Оплата – такая строка отражает способ проведения платежей и расчетов, применяемых в данной торговой точке:
Частота – в данной графе указывается частота посещений торговой точки. Для удобства подразделяется на три категории:
Продажа – здесь проставляются отметки по факту каждого посещения. При варианте А цифры от 1 до 8 будут означать недели. Лучше всего в графах отражать календарные даты посещения. Проставляя плюсы торговым точкам, которые сработали, и минусы тем, которые не посещались, торговый представитель наглядно видит картину по всему маршруту. Это поможет не только воспроизвести хронологию истории продаж, но и сверить с оператором склада количество отгрузок.
Примечание – полезная графа. Туда вносятся все особые заметки по каждой торговой точке. Например, ограничение по времени посещения, или иные особые условия доставки.
Свободное поле внизу маршрутного листа предназначено для записей о посещении новых торговых точек, с указанием адресов и контактной информации. Для самоконтроля весьма полезным будет отражение общей суммы вывезенных товаров за рабочий день. Это позволит не только вести оперативный учет, но и контролировать выполнение плана на любом этапе.
(Размер: 30,5 KiB | Скачиваний: 4 867)
Чтобы зафиксировать перемещение водителя и понесенные им транспортные расходы, заполняется маршрутный лист. Документ понадобится для оформления командировок, курьерских доставок и других рабочих поездок. С его помощью можно оценить и компенсировать расходы как на собственный, так и на общественный транспорт. В конце статьи можно скачать бесплатно образец.
В законодательном порядке не установлена единая форма документа. Маршрутный лист составляется в соответствии с общими правилами. Порядок оформления фиксируется в Уставе организации.
Примерный план заполнения листа служебных поездок выглядит следующим образом.
Важно! Подтверждающими расходы документами могут быть чеки с автомобильных заправок или проездные билеты.
Правильно заполненная форма маршрутного листа содержит всю значимую информацию о поездке, в том числе даты отъезда и прибытия, произведенные выплаты, стоимость товарно-материальных ценностей. Бланк позволяет не только систематизировать данные, но и использовать их впоследствии для рационального планирования поездок.
Если важная информация была упущена во время заполнения бланка, на пустых полях вносят дополнения. В этих примечаниях можно сослаться на сопроводительные документы.
Заполненный и подтвержденный подписями маршрутный лист служит основой для бухгалтерского и налогового учета. Эти документы проверяются контролирующими органами. Во время проверок обращается внимание на соответствие поездок должностным обязанностям работников.
Стоит выделить следующие цели подготовки документа.
Маршрутный лист содержит подробную информацию о пути следования, выполненных остановках и временных интервалах между ними. Учитывая все эти сведения, можно разработать самый оптимальный маршрут посещения всех точек. Будут приняты во внимание местонахождение зон сбыта, временные затраты на поездку и отгрузку продукции, расходы топлива.
Хотя единый образец листа поездок не предусмотрен, есть общие правила, которым нужно следовать при его оформлении и передаче:
Для печати можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Маршрутный лист (как дополнение к путевому листу) входит во внутренний документооборот, поэтому ставить на нем печать не требуется.
Чтобы расходы, указанные в бланке, были официально признаны, к нему следует приложить подтверждения. Помимо проездных билетов, к таковым относятся приказ и отчет сотрудника об осуществленных затратах.
Когда документ заполнен, он передается на проверку в бухгалтерский отдел, а затем подписывается работодателем. Впоследствии он служит основанием для погашения указанной в нем суммы. Подобные выплаты указываются в строке расходов организации. Эти показатели напрямую влияют на расчет налога на прибыль.
Заполнение листа поездок важно для отслеживания передвижений и дальнейшего планирования служебных маршрутов. Также он служит основой для налогового и бухгалтерского учета. Далее можно скачать пример документа.