Забалансовые счета в государственных учреждениях
Единым планом счетов предусмотрено 30 забалансовых счетов (далее - з/с) под номерами от 1 до 27, а также 30, 31 и 40. Ко всем этим счетам применяется простая схема ведения учета, то есть приход отражается только по дебету, а расход - по кредиту, без корреспонденций.
З/с нужны:
Кроме того, для организации управленческого учета учреждения могут сами создавать дополнительные з/с.
В соответствии с правилами пп. 365, 367 Единого плана счетов з/с 17 и 18 открываются к основным счетам 020100000 и 021003000, а также 030406000 (только для денежных расчетов). Чтобы понять, как использовать з/с 17 и 18, необходимо изучить учет денежных средств (далее - ДС).
Применение счета 020100000
Счет 020100000 «Денежные средства учреждения» используется для записей по движению денежных средств. На примере кодировки, применяемой в бюджетных учреждениях (План счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н), рассмотрим, какие комбинации синтетических и аналитических кодов возможны для создания счетов по учету ДС.
Наименование счета |
Синтетический счет объекта учета |
||||
коды счета |
|||||
синтетический |
аналитический |
||||
ДС на лицевых счетах учреждения в органе казначейства |
|||||
ДС учреждения на лицевых счетах в органе казначейства |
|||||
ДС учреждения в органе казначейства в пути |
|||||
ДС учреждения в кредитной организации |
|||||
ДС учреждения в кредитной организации в пути |
|||||
ДС учреждения на специальных счетах в кредитной организации |
|||||
ДС учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации |
|||||
ДС в кассе учреждения |
|||||
Денежные документы |
Все типовые проводки по счетам приведены в инструкциях к частным планам счетов - приказы Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н, от 06.12.2010 № 162н, от 23.12.2010 № 183н.
Применение счета 021003000
Счет 021003000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» используется как промежуточный счет при операциях движения денег с лицевых счетов в кассу и наоборот, а также при использовании работниками учреждения банковских карт. Посмотрим это на примерах проводок.
Одновременно с проводками по счетам 020100000 и 021003000 учреждение должно вести забалансовый учет движений ДС по счетам 17 «Поступления ДС» и 18 «Выбытия ДС». На схеме отражены случаи применения этих з/с.
Рассмотрим примеры применения счетов 17 и 18.
Пример 1
Учреждение получило субсидию на выполнение гос. задания 75 000 руб. Из них 20 000 руб. было выдано подотчетному лицу через кассу для оплаты услуг сторонней организации, 17 000 руб. было переведено на банковскую карту и также потрачено подотчетником на покупку материалов. В бухгалтерском учете сделаны следующие записи.
Название операции |
Сумма, руб. |
||
На лицевой счет поступила субсидия |
020111510, з/с 17 |
020581660 |
|
На основании заявки на выдачу наличных с лицевого счета списаны 20 000 руб. |
021003560, з/с 17 |
020111610, з/с 18 |
|
Наличные по чеку получены в кассу учреждения |
020134510, з/с 17 |
021003660, з/с 18 |
|
Выданы из кассы наличные подотчетнику на оплату прочих услуг |
030226830 |
020134610, з/с 18 |
|
На основании заявки на выдачу ДС с лицевого счета на счет в кредитной организации списаны 17 000 руб. |
021003560, з/с 17 |
020111610, з/с 18 |
|
Материалы оплачены банковской картой учреждения |
020834560 |
021003660, з/с 18 |
В следующем примере покажем отражение некассовых транзакций.
Пример 2
Учреждение оказывает платные услуги населению. В текущем месяце доход по таким услугам составил 187 000 руб. Выплаченная зарплата работникам составила 113 000 руб. Также учреждение понесло расходы на транспортные услуги, которые были оплачены через подотчетника, в размере 15 000 руб., а также были оплачены прочие работы, выполненные сторонней организацией в прошлом месяце на суму 23 000 руб. В бухучете были сделаны следующие записи.
Название операции |
Сумма, руб. |
||
На лицевой счет поступили доходы от коммерческой деятельности |
020111510, з/с 17 |
020531660 |
|
Выплачена зарплата |
030211830 |
020111610, з/с 18 |
|
Перечислены ДС подотчетнику на оплату транспорта |
020822560 |
020111610, з/с 18 |
|
Оплачены прочие работы |
030226830 |
020111610, з/с 18 |
Проводки по счетам 17 и 18 являются базой для составления некоторых форм отчетности государственных учреждений. В соответствии с приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н данные этих счетов используются:
А для учреждений, попадающих под действие приказа Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н, данные этих счетов используются:
Отметим также, что в конце финансового года остатки по счетам 17 и 18 обнуляются.
Записи по з/с 17 и 18 должны быть сделаны, если в учете имеют место операции, затрагивающие счета учета ДС и счет расчетов с финансовым органом по наличным ДС. К забалансовым проводкам не применяется метод двойной записи, то есть поступления отражаются только по дебету, а выбытия - по кредиту. Забалансовый учет движения ДС помогает контролировать эти активы, а также позволяет вести детальную аналитику, что необходимо для составления некоторых форм отчетности.
"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2010, N 11
Близится к завершению очередной финансовый год. По состоянию на 31 декабря текущего финансового года бухгалтер с целью выявить финансовый результат текущего финансового года делает заключительные записи по следующим балансовым счетам:
Забалансовые счета 17 и 18 также подлежат закрытию в конце года. Рассмотрим, как совершается эта операция.
Согласно п. 263 Инструкции N 148н <1> забалансовый счет 17 предназначен для учета:
а) поступлений денежных средств на банковские счета учреждений;
б) средств от приносящей доход деятельности в разрезе кодов Классификации доходов бюджетов, кодов Классификации источников финансирования дефицитов бюджетов;
в) возврата указанных выше поступлений;
г) поступлений бюджетных средств от главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств подведомственным им распорядителям, получателям бюджетных средств на осуществление выплат по расходам и (или) источникам финансирования дефицита бюджета. Эти поступления в балансовом учете отражаются так:
Дебет счета 0 201 03 510 "Поступления средств учреждения в пути"
Кредит счета 0 304 04 000 "Внутриведомственные расчеты"
<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.
Одновременно делается запись по дебету забалансового счета 17.
Аналитический учет по забалансовому счету 17 ведется в Многографной карточке (ф. 0504054) и (или) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).
Приведем корреспонденцию счетов по завершению финансовых операций в конце года.
Учреждение оказало услугу стоимостью 100 000 руб. По условиям договора возмездного оказания услуг заказчик уплачивает аванс в размере 30% от стоимости договора, а после выполнения работ в течение трех рабочих дней перечисляет оставшуюся сумму.
В бухгалтерском учете описанные операции отразятся следующим образом:
Начислен доход от оказания платных | |||
Перечислен на лицевой счет учреждения аванс | |||
Отражено поступление денежных средств на забалансовом счете | |||
Произведен окончательный расчет за оказанные учреждением услуги | |||
Отражено поступление денежных средств на забалансовом счете | |||
завершении финансового года: | |||
| |||
|
Забалансовый счет 18 предназначен для учета:
а) выбытий денежных средств с банковских счетов учреждений;
б) средств от приносящей доход деятельности по оплате принятых обязательств в разрезе кодов Классификации расходов бюджетов, кодов Классификации источников финансирования дефицита бюджетов;
в) восстановления выбытий.
Так же как и по забалансовому счету 17, аналитический учет по забалансовому счету 18 ведется в Многографной карточке и (или) в Карточке учета средств и расчетов.
По завершении текущего финансового года показатели (остатки) счета по соответствующим кодам бюджетной классификации РФ на следующий финансовый год не переносятся. Заключение показателей по счету отражается со знаком минус.
Рассмотрим закрытие счетов по завершении финансового года на примере.
Пример. Учреждение получило грант в размере 500 000 руб. на выполнение научной разработки. Согласно утвержденной смете расходование средств осуществлялось по следующим направлениям:
Указанные в примере операции отразятся в бухгалтерском учете следующим образом:
Начислен доход, полученный в виде | |||
Поступили денежные средства на лицевой счет | |||
Начислены расходы по оплате труда специалистов | |||
Отражены начисления на оплату труда: | |||
страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством | |||
страхование от несчастных случаев на производстве | |||
страхование в ФФОМС | |||
страхование в ТФОМС | |||
страхование на выплату страховой части трудовой пенсии | |||
страхование на выплату накопительной части трудовой пенсии | |||
Начислены расходы по оплате прочих услуг, оказываемых соисполнителями - сторонними организациями | |||
Приняты к учету материалы, приобретенные для выполнения работ по гранту | |||
Оплачены поставщику поставленные материалы | |||
Списаны использованные в работе материалы | |||
Отражены расходы по оплате услуг | |||
Списана сумма произведенных расходов в конце года на финансовый результат | |||
Произведены заключительные записи по завершении финансового года: | |||
| |||
| |||
Т.Сильвестрова
Главный редактор журнала
"Бюджетные организации:
бухгалтерский учет и налогообложение"
На забалансовых счетах учреждения учитывают имущество, не соответствующее критериям активов, имущество, поступившее на хранение или переработку, а также бланки строгой отчетности, переходящие награды, призы, кубки. В статье рассмотрим учет на всех счетах.
Инструкция не ограничивает права учреждения применять своих дополнительные счета. Нарушения в учете по забалансовым счетам искажают отчетность, что грозит штрафами.
Перечень стандартных забалансовых счетов утвержден Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н: под номерами от 1 до 27, а также 29, 30, 31, 40 и 42.
Ко всем забалансовым счетам применяется простая схема ведения учета, то есть приход отражается только по дебету, а расход — по кредиту, без корреспонденций.
Данные по забалансовым счетам не обязательно отражать в журналах операций и в Главной книге.
Все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.
Имущество учитывают на 14 забалансовых счетах: 01, 02, 05, 06, 07, 09, 12, 13, 21, 22, 24, 25, 26, 27:
В карточке количественно-суммового учета объект должен отражаться в разрезе владельцев (заказчиков), по видам, сортам и местам хранения.
Учет ведется в карточке количественно-суммового учета по материально ответственным лицам, местам хранения и каждому предмету.
При выбытии транспортного средства, запасные части, установленные на нем и учитываемые на счете 09, списываются с забалансового учета.
Перечисленные активы учитывают на забалансовых счетах: 03, 08, 23.
Деньги, расчеты и расчетные документы учитывают с 14-го по 19-й и на 30-м счетах забалансового учета.
Для учета дебиторской и кредиторской задолженности на забалансе предусмотрены два счета: счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» и счет 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами».
На учете задолженность отражается в момент, когда комиссия по поступлению и выбытию активов примет решение о ее списании с баланса.
Учет задолженности ведется в карточке учета средств и расчетов:
Со счета 04 долг списывается по решению комиссии (в случае смерти или ликвидации дебитора), при возобновлении процедуры взыскания задолженности или если на счет поступили деньги в погашение долга.
Учет обеспечения гарантий осуществляется на счетах 10 и 11.
Минфин оставил за бюджетными учреждениями право вводить дополнительные забалансовые счета, необходимые для сбора информации и контроля за имуществом. Для этого достаточно закрепить порядок учета на забалансовых счетах в учетной политике. Но следует учесть, что нумерация дополнительных забалансовых счетов не должна конфликтовать с нумерацией счетов, присваиваемых Минфином. Для этого дополнительным забалансовым счетам лучше всего присваивать трехзначный или буквенный код (например, 100, 101, ТР и т.п.).
Практически у любого бюджетного учреждения имеются активы, имущество или ценности, которыми заведение пользуется или которые хранит. При этом они не принадлежат ему и не закреплены в его оперативном управлении. Чтобы проводить операции с такими ценностями, необходимо открыть специальные счета, которые называются забалансовыми. Кроме того, такие счета нужны, чтобы отслеживать бланки строгой отчетности, обязательства по которым еще не исполнены.
Настольными книгами любого бухгалтера в бюджетном учреждении являются план счетов бухучета и инструкция по его применению №174н. Документы утвердил Минфин приказом от 16 декабря 2010 года. Именно в этой инструкции закреплен перечень забалансовых счетов, предусмотренных в бюджетных организациях. Список состоит из 31 пункта: 27 основных (с 1 по 27) и четыре дополнительных (30, 31, 40 и 42). Этим бухучет в бюджетных организациях отличается от учета в коммерческих компаниях, для которых предусмотрено всего 11 забалансовых счетов.
Итак, каковы забалансовые счета у бюджетников?
На нем учитываются недвижимость и другое имущество, которое получено в безвозмездное пользование. Здесь же отражаются транспортные средства в возмездном пользовании (кроме аренды), находящиеся на балансе лизингополучателя. Факт передачи имущества от собственника пользователю закрепляется в акте приема-передачи. В нем же прописывается стоимость объекта, по которой он будет проходить по забалансовому счету 01.
Интересный факт! На забалансовых счетах 01 учитываются экспонаты и коллекции музейного фонда РФ, которые хранятся в государственных и муниципальных музеях.
На этом счету учитывается целый ряд активов:
Имущество принимается на хранение с составлением первичного документа, в котором передающая сторона указывает его стоимость. Если ценности принимаются в одностороннем порядке, указывается условная цена в один рубль.
К таким бланкам относятся:
Прием, хранение, выбытие, списание этих бланков учитывается на забалансовом счете 03.
Задолженности учитываются на забалансовом счете после того как специальная комиссия принимает решение об их списании с основного балансового учета. Задолженность будет учитываться, пока имущественное положение должника не изменится и он не погасит долг, либо пока задолженность не будет исполнена или прекращена иным образом, не противоречащим закону.
Таким счетом могут пользоваться учреждения-грузополучатели, которые отгружают матценности, а затем передают их заказчикам. На забалансовом счете грузы отражаются по закупочной цене, а затем списываются по ней же.
Объем долга учитывается как сумма расходов на восстановление старого или покупку нового имущества. Цифры отражаются в карточках по каждому студенту, видам поступлений и ценностей.
Награды, призы, кубки и знамена ставятся на учет по условной цене в один рубль. Ценные подарки, сувениры и другие предметы, купленные для вознаграждения, отражаются по той стоимости, по которой их покупали.
Неоплаченные путевки принимаются на забалансовый счет после истечения срока их хранения в кассе. Они ставятся на учет либо по номиналу, указанному на путевке, либо по условной оценке в один рубль, если номинал отсутствует.
Запчасти начинают учитываться на забалансовом счете, после того как с их помощью отремонтируют транспортное средство. В этот момент они списываются с баланса и в течение всего эксплуатационного срока учитываются на забалансовом счете 09.
На этом счете учитывается имущество, полученное учреждением в рамках обеспечительных мер:
Стоимость такого имущества записывается как сумма тех обязательств, которые оно обеспечивает. По этой же стоимости оно выбывает с забалансового учета.
На этом счете отражаются все виды и суммы гарантий, данных и полученных по тем или иным гражданско-правовым обязательствам. Записи о прибытии и выбытии производятся по тем суммам обязательств, на которые получены гарантии.
Этот счет необходим учреждениям, которые выполняют научно-исследовательскую работу по специальным заказам. На забалансовом счете 12 учитывается оборудование, необходимое для такой работы. Оно прибывает и убывает по стоимости, указанной заказчиком в соответствующем договоре.
На этом счете также учитывается оборудование, которое необходимо для научно-исследовательской работы, но при этом относится к категории экспериментального.
На этом счете учитываются все суммы, на которые выданы расчетные документы.
На этом счете учитываются все суммы задолженностей, которые бюджетное учреждение не смогло погасить вовремя. Долги выбывают с баланса по истечении срока их погашения, но сохраняются на забалансовом учете.
Суммы переплаты ставятся на забалансовый учет на основании ревизий или проверок и числятся там до момента их полного погашения или списания.
Забалансовый счет 17 открывается как приложение к трем расчетным балансовым счетам. Он необходим для аналитического учета поступления денег, возврата излишне полученных доходов, возврата дебиторской задолженности прошлых лет.
Счет открывается в дополнение к тем же расчетным балансовым счетам, что и предыдущий. Он необходим для анализа выбытия денег, возвратов излишних расходов и т.д.
На счете учитываются даты неизвестных зачислений и уточнения их объемов.
На этом счете учитывают суммы долгов, не подтвержденные кредиторами по результатам их ревизий. Они остаются на учете в течение срока исковой давности, а затем списываются в счет доходов бюджетной организации.
На этом счете учитываются основные средства предприятия стоимостью до трех тысяч рублей включительно, которые находятся в активном использовании. Исключение – недвижимость и объекты библиотечного фонда. Средства ставятся на учет по условной стоимости в один рубль.
На этом счете такое имущество учитывается до тех пор, пока поставщик не представит все необходимые документы на снабжение.
Здесь учитываются газеты, журналы и прочая периодика, которую бюджетное учреждение покупает для своих нужд. Учет ведется по условной стоимости в один рубль.
Счет необходим для контроля над активами, в том числе недвижимыми, передаваемыми в доверительное управление.
Этот счет нужен для анализа активов, передаваемых в аренду. Он помогает обеспечивать их сохранность и правильное использование. На нем учитываются местоположение имущества, его виды, количество, стоимость.
Здесь учитывается любое имущество, которое бюджетное учреждение отдало кому-то в безвозмездное пользование. Запись производится на основании первичного акта, в котором установлена стоимость передаваемого имущества.
На этом счете учитываются спецодежда, обмундирование и прочее имущество, которое выдается сотрудникам для исполнения их служебных обязанностей.
Еще четыре счета 30, 31, 40 и 42 считаются дополнительными. На них учитываются:
Также бюджетные учреждения имеют право заводить и другие забалансовые счета, если им необходимо собрать дополнительную информацию или усилить контроль над имуществом и транзакциями.
В составе баланса ф. 0503130 должны отражаться обороты по операциям со средствами во временном распоряжении, поступления по чекам с лицевого счета и расчет с подотчетными лицами, а именно по чеку оприходование суммы счет 210.03 соответсвенно д.б. увеличение по 17.30 или уменьшение с минусом на 18.30, с подотчетниками ПКО по счету 201.34 д.б увеличение 17,34 или уменьшение с минусом по 18,34, операции по временным средствам 201.11. как должно быть увеличение 17.01. или уменьшение с минусом 18.01. Как можно контролировать, если при составлении справки обороты по балансовым счетам 201 и 210 не совпадают по оборотам на забалансовых счетах 17 и 18
Отвечает Ольга Моргунова, эксперт
Получение наличных денег со счета учреждения в кассу отразите проводками:
Дебет Кредит – Поступили деньги в кассу (на основании приходного кассового ордера)
Одновременно по счету 201.34 будет проводка уменьшение
(по соответствующим КОСГУ и КВР), а по счету 210.03
увеличение
(по соответствующим КОСГУ и КВР).
Выдачу денежных средств подотчетному лицу отразите проводками:
Дебет
Кредит
– выданы
деньги подотчетному лицу
Одновременно по счету 201.34 увеличение
(соответствующий КОСГУ и КВР).
Что касается средств во временном распоряжении, есть аргументы как за применение забалансовых счетов 17 и 18, так и против. Выбор согласуйте с учредителем.
Если вы остановились на этой позиции и решили использовать забалансовые счета, то операции отражайте так. При поступлении средств – увеличение по забалансовому счету 17 по «Поступление на счета бюджетов». При выбытии этих средств – увеличение по забалансовому счету 18 по