Справочник кадровика-помощь сотруднику отдела персонала. Ведение кадрового делопроизводства от а до я Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы	Выполняемые задачи
Учетно-контрольное	прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное	подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое	изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов.
Координационно-информационное	подготовка, обучение, переподготовка персонала; прием работников по служебным и личным вопросам; обработка письменных обращений трудящихся; архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое	документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство.
Документальное	ведение личных дел, трудовых книжек; составление приказов, бумаг для персонифицированного учета; оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав	Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее - Правила)	Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии. Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Инструкция о защите персональных данных	Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения. Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Положение об охране труда	Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности	Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда	В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого	Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя	Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу	В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов	Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала	На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек	В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления	Процедура не отражена в законодательстве. Обычно она состоит из следующих шагов: Изучение актуальных нормативов. Определение списка требуемых документов. Составление плана дальнейшей работы организации. Определение ответственных за документы лиц. Формирование штатного расписания. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками	Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию. Договор заключается в несколько этапов: Получение необходимых бумаг. Оформление заявления. Составление и подписание соглашения. Формирование приказа на прием. Заведение карточки Т-2. Внесение записи в трудовую. Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии	В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел. Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация. Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях	Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках; Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников. Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)

Заместитель генерального директора Общероссийского отраслевого объединения работодателей «Союз работодателей атомной промышленности, энергетики и науки России», кандидат юридических наук:

Журнал «Кадровик» в качестве источника достоверной правовой информации по социально-трудовой тематике всегда помогал и будет помогать впредь развитию социального партнерства между работодателями и работниками. Журнал вносит значительный вклад в формирование трудоправовой культуры работников и работодателей, а также их представителей. На страницах журнала работодатели находят квалифицированные советы ведущих специалистов по трудовому праву, облегчающие повседневную работу с персоналом. Отрадно отметить, что в журнале «Кадровик» всегда своевременно анализируются проблемы, с которыми работодатели сталкиваются в социально-трудовой сфере в непростой период развития экономики, когда государственные органы особое внимание уделяют соблюдению трудового законодательства в организациях. Благодаря рекомендациям авторов журнала работодатели могут обеспечить свою кадровую безопасность, минимизировать риски, связанные с трудовыми и иными непосредственно связанными с ними отношениями. Время показало, что журнал «Кадровик» играл и будет играть важную роль в формировании у работодателей понимания важности кадровой работы, знания нюансов трудового права для успешного развития организации. Хочется пожелать в этой связи журналу «Кадровик» процветания и увеличения числа подписчиков, а работодателям, еще не обратившимся к статьям журнала «Кадровик», понимания простой истины: кто владеет информацией – владеет миром!

HR директор Агентства GLOBAL Point:

Для любого HR менеджера сегодня наиболее актуальной является своевременная осведомленность о новых тенденциях, изменениях, которые касаются его профессиональной сферы, именно этим и полезны материалы журнала «Кадровик».

Неоднократно говорилось о том, что в эти нелегкие времена главное оружие – знания, поэтому сейчас особенно важны и нужны профессиональные издания. Ценность «Кадровика» для меня лично (и для многих моих коллег) заключается в том, что материалы, которые публикуются - всегда актуальны. Практически каждый номер журнала позволяет почерпнуть нечто новое и очень полезное. Cильной стороной, также, является и стиль подачи материалов. Отдельно хотелось бы отметить авторов публикаций: меня радует, что среди них есть и практики, и теоретики мира HR. Это, пожалуй, одна из наиболее ярких отличительных особенностей журнала «Кадровик»: есть возможность «расширить кругозор». Теоретические знания не менее важны и значимы для эффективного HR, чем практические наработки, именно эта многогранность, возможность постоянно развиваться и привлекает.

заместитель директора учреждения «Трудовой арбитражный суд для разрешения коллективных трудовых споров», Москва:

Работнику кадровой службы очень важно знание трудового законодательства. Это особенно актуально в нынешних условиях кризиса, когда происходит массовое увольнение работников по сокращению штатов, урезание заработной платы и т.п. непопулярным мерам, что ведет к социальной напряженности, трудовым конфликтам. И в этих непростых условиях работодатели, к сожалению, часто пренебрегают Трудовым кодексом. Поэтому особенно хотелось бы обратить внимание на необходимость соблюдать закон. Кадровик должен быть грамотным, подсказывать руководителю правильные шаги. Журнал помогает в этом читателям своими профессиональными рекомендациями. Среди авторов журнала много авторитетных специалистов, ученых-трудовиков.

Основные рубрики:

Трудовое право для кадровика

Зона закона: практика применения

Ученые, юристы-трудовики, специалисты Роструда и других ведомств разъясняют положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, с точки зрения их практического применения. Спорные нормы: компетентные рекомендации по вопросам трудовых отношений, не урегулированным законодательством.

В рамках трудового договора

Как не допустить нарушений при увольнении работников, переводе на другую работу, изменении условий трудового договора, установлении материальной ответственности сторон. Антикризисные мероприятия и трудовое законодательство.

Оплата труда

Современные системы оплаты и стимулирования труда работников. Примеры из опыта организаций.

Государственная служба

Особенности поступления на гражданскую службу и заключения служебных контрактов. Правовое положение гражданского служащего.

Гарантии и компенсации

Какие дополнительные гарантии предоставляет работодатель отдельным категориям работников. Возмещение затрат работникам: какие компенсации может предоставить работодатель?

Пенсионное и социальное обеспечение

Что должен знать кадровик о пенсиях и пособиях.

Надзор и контроль

Кто и как проверяет работодателя. Прокурорские проверки. Проверки ГИТ. Как к ним подготовиться?

Социальное партнерство

Как с помощью коллективных договоров, соглашений предупреждаются и урегулируются трудовые конфликты в организациях. Взаимодействие трех сторон - власти, общества, бизнеса – в поиске путей выхода из кризиса, предложения и опыт.

Трудовые споры

Материалы из судебной практики: решения судов, вступившие в законную силу, по поводу исков о неправомерном сокращении работника, восстановлении на работе, оплате времени вынужденного прогула, возмещении материального ущерба и морального вреда и др. Что происходит в судах в период кризиса?

Отраслевой аспект

Некоторые особенности труда работников в различных отраслях народного хозяйств и сферах деятельности (медицина, образование, промышленность, транспорт, строительство, торговля, сфера услуг и т.п.)

Вопрос – ответ

Разъяснения специалистов по сложным вопросам применения трудового законодательства, ответы на вопросы читателей и посетителей сайта журнала «Кадровик».

Рассказ о представителях профессии в сфере HR/Профессионал

Теория и методология

Формирование команды

Корпоративная культура. Мотивация и стимулирование персонала. Оценка и адаптация персонала. Кадровый резерв. Аналитические и методические статьи, раскрывающие основные элементы кадровой политики в организации, пути ее реализации, методы и способы решения кадровых задач.

Кадровое планирование

Разработка кадровой стратегии организации, основные направления ее реализации. Оптимизация численности персонала. Персонал-маркетинг. Опыт антикризисного управления.

Обучение и развитие

Развитие креативности, профессиональной компетентности персонала.

Социальная политика

Формирование социального и компенсационного пакета. Социальная корпоративная ответственность.

HR-сообщество: учимся, обсуждаем

Как управлять персоналом: обучение кадровика. Что обсуждают и предлагают в профессиональных сообществах.

Проверено практикой: опыт организаций

Авторы — руководители предприятий, специалисты кадровых служб - делятся своими практическими наработками в области совершенствования управления персоналом в организации. Материалы даются с учетом отраслевой специфики в работе с кадрами.

Рынок труда

Состояние рынка труда и перспективы: научный анализ, практика регионов по управлению человеческими ресурсами, взаимодействие бизнеса и власти.

Психологическая поддержка

Каждодневное общение с людьми требует от кадровика особого эмоционального состояния, стрессоустойчивости, умения грамотного ведения переговоров, и он как никакой другой специалист нуждается в профессиональной психологической поддержке. В разделе - рекомендации психологов тем, кто работает с людьми.

А также: «Опытное поле читателя», «Зарубежный опыт», «Страница молодого ученого», «Книжная полка (обзор новой литературы по управлению персоналом)».

Система кадровой документации

Как построить систему кадрового документооборота в организации. Требования к кадровым документам. Порядок ведения кадровых документов. Кадровый аутсорсинг: преимущества и проблемы.

Пора в архив!

Порядок подготовки документов в архив и работа с архивами. Сроки хранения документов.

Кадровик оформляет

Как правильно оформить трудовые отношения (прием на работу, увольнение, перевод, дисциплинарное взыскание, внесение записей в трудовую книжку). Все о социальном и компенсационном пакете. Оформление гражданско-правовых договоров.

Проверки и запросы

Кадровой службе в своей работе приходится взаимодействовать с различными государственными структурами, проверяющими органами, отвечать на запросы как сторонних организаций, так и собственных сотрудников, готовить им различные справки. Рекомендации по работе.

Документ для подражания

Положения и правила - приводятся примеры, образцы и формы локальных нормативных актов, разрабатываемых в организации в соответствии с отраслевой спецификой. Должностные инструкции - образцы должностных инструкций сотрудников, от рядового исполнителя до руководителя, для компаний, работающих в различных сферах бизнеса. Приказы, распоряжения, журналы. Договоры, заявления. Рекомендации специалистов по заполнению унифицированных форм.

Информационные технологии

Обзоры компьютерных программ по кадровой работе. Работа с базами данных. Формирование электронного архива. Обеспечение информационной безопасности.

Работа над ошибками

Актуальные комментарии по поводу типичных ошибок, допускаемых кадровиками при оформлении кадровых документов, и правовые последствия. Как грамотно вести переписку. Навыки делового письма. Разъяснения специалистов по ведению кадрового делопроизводства, ответы на вопросы читателей и посетителей сайта журнала «Кадровик».

Технологии подбора и отбора персонала

Системный подход к подбору персонала. Использование информационных технологий в рекрутинге. Современный хедхантинг (советы опытных хедхантеров). Формирование перечня требований к кандидатам. Этапы работы над вакансией.

Методы оценки соискателя

Как оценить кандидата по резюме. Искусство проведения собеседования. Методики психологического и профессионального тестирования кандидатов, мини-кейсы для кандидатов.

Кадровый тест-портфель

Массовые проекты: кадровое обеспечение

Особенности проектного рекрутинга - для отраслей, регионов.

Рынок труда: спрос и предложение

Характеристики рынков труда по отраслям и профессиям. Современное состояние и тенденции. Обзоры заработных плат. Что в регионах? Планирование кадровых ресурсов.

Кадровые агентства - кадровику

Особенности взаимодействия с кадровыми агентствами, частными агентствами занятости, государственными службами занятости. Обратная связь.

Юридическое сопровождение

Консультации юристов: как заключить договор с кадровым агентством; как нанять временный персонал от частных агентств занятости.

Исследования, рейтинги

Научно-практические разработки в области подбора персонала, материалы социологических опросов. Мнения соискателей: что должен учесть работодатель?

«Кадровик. Официальные документы и нормативные акты для кадровика»

Наиболее полная официальная информация по кадровой тематике:

все необходимые в работе кадровика правовые акты с учетом последних изменений: законы, постановления, распоряжения и др. документы органов государственной власти Российской Федерации и субъектов РФ; комментарии к актам и документам по вопросам трудового права, социального и пенсионного обеспечения, занятости населения, государственной и муниципальной гражданской службы; по просьбе читателей - документ из архива.

LABOR RIGHT FOR THE PERSONNEL OFFICER

Law zone: practice of application

Scientists, lawyers for labor law, specialists of Rostrud and other departments explain provisions of the labor law and other regulatory legal acts containing regulations of a labor right from the point of view of their practical application. Disputable regulations: competent recommendations about the questions of employment relationships which aren"t settled by the legislation.

Within the employment contract

How not to allow violations in case of dismissal of workers, transfer to other work, change of conditions of the employment contract, establishment of liability of the parties. Anti-recessionary actions and labor law.

Compensation

Modern payment systems and work incentives of workers. Examples from experience of the organizations.

Public service

Features of revenues to civil service and conclusions of office contracts. Legal status of the civil servant.

Guarantees and compensations

What additional guarantees does the employer to separate employee categories provide.

Pension and social security

What the personnel officer shall know about pensions and benefits.

Supervision and control

Who and as checks the employer. Public prosecutor"s checks. Checks of GIT. How to be prepared for them?

Social partnership

As by means of collective agreements, agreements labor disputes in the organizations are warned and will be settled. Interaction of three parties – the authorities, societies, business – in search of ways of recovery from the crisis, the offer and experience.

Employment disputes

Materials from court practice: the decisions of the courts which took legal effect concerning claims for illegal reducing the worker, recovery at work, payment of time of induced truancy, compensation of material damage and moral harm, etc. What happens in courts during crisis?

Industry aspect

Some features of work of workers in various industries national farms and fields of activity (medicine, education, the industry, transport, a construction, trade, service trade, etc.)

Question-answer

Explanations of specialists in difficult questions of application of the labor law, answers to questions of readers and visitors of the website of the Kadrovik magazine.

PERSONNEL MANAGEMENT

Professional

Theory and methodology

Authoritative Russian scientists and specialists offer readers the latest theoretical developments in the field of personnel management.

Team building

The analytical and methodical articles opening basic elements of personnel policy in the organization, ways of its implementation, methods and methods of the solution of personnel tasks. Corporate culture. Motivation and stimulation of personnel. Assessment and adaptation of personnel. Personnel allowance.

Human resources planning

Development of personnel strategy of the organization, main directions it implementation. Optimization of number of personnel. Personnel marketing. Experience of crisis management.

Training and development

Development of creativity, professional competence of personnel.

Social policy

Forming of a benefits and compensation package. Social corporate liability.

HR community: we study, we discuss

How to manage personnel: training of the personnel officer. What is discussed and offered in professional communities.

It is checked by practice: experience of the organizations

Authors are heads of the entities, specialists of personnel services - share the practical practices in the field of enhancement of personnel management in the organization. Materials are given taking into account industry specifics in work with a personnel.

Labor market

Market situation of work and prospect: the scientific analysis, practice of regions on human resources management, interaction of business and the power.

Psychological support

Everyday communication with people demands from the personnel officer of a special emotional condition, resistance to stress, ability of competent negotiating, and he as any other specialist needs professional psychological support. In the section - the recommendation of psychologists that who works with people.

And also: "The pilot field of the reader", "Foreign experience", "The page of the young scientist", "The book shelf (the overview of new literature on personnel management)".

PERSONNEL OFFICE-WORK

System of personnel documentation

How to construct system of personnel document flow in the organization. Requirements to personnel documents. Order of maintaining personnel documents. Personnel outsourcing benefits and problems.

Time in archive!

Order of preparation of documents in archive and work with archives. Storage durations of documents.

The personnel officer arranges

As it is correct to arrange employment relationships (employment, dismissal, and transfer, authority punishment, entering of records into the service record). In total about a benefits and compensation package. Execution of civil agreements.

Checks and requests

The personnel service in the work should interact with various government institutions, inspection bodies, to respond to the requests of both third parties, and own employees, to prepare for them various references. Recommendations about work.

The document for imitation

Regulations and rules - examples, samples and forms of the local regulations developed in the organization according to industry specifics are given. Job descriptions - samples of job descriptions of employees, from the ordinary contractor to the head, for the companies working in various spheres of business. Orders, orders, magazines. Agreements, statements. Recommendations of specialists in filling of the unified forms.

Information technologies

Reviews of computer programs for personnel work. Work with databases. Forming of electronic archive. Ensuring information security.

Correction of mistakes

Urgent comments about the typical mistakes made by personnel officers in case of execution of personnel documents and consequence in law. How competently to correspond. Skills of the business letter. Explanations of specialists in maintaining a personnel clerical work, answers to questions of readers and visitors of the website of the Kadrovik magazine.

Technologies of matching and selection of personnel

System approach to personnel recruitment. Use of information technologies in recruiting. Modern headhunting (recommendations of experienced headhunters). Forming of the list of requirements to candidates. Stages of work on vacancy.

Evaluation methods of the job seeker

How to estimate the candidate according to the summary. Art of holding interview. Techniques of psychological and professional testing of candidates, mini-cases for candidates.

Personnel test portfolio

By means of this heading, we suggest personnel officers to build the portfolio of tests for assessment of job seekers.

Mass projects: staffing

Features of project recruiting - for industries, regions.

Labor market: demand and supply

Characteristics of the labor markets on industries and professions. Current state and tendencies. Reviews of the salaries. What in regions? Planning of personnel resources.

Recruitment agencies - to the personnel officer

Features of interaction with recruitment agencies, private employment agencies, public services of employment. Feedback.

Legal maintenance

Consultations of lawyers: how to sign the contract with recruitment agency; how to hire temporary personnel from private employment agencies.

Researches, ratings

Scientific and practical developments in the field of personnel recruitment, materials of sociological polls. Opinions of job seekers: what shall the employer consider?

PERSONNEL OFFICER. OFFICIAL DOCUMENTS AND REGULATIONS FOR THE PERSONNEL OFFICER

The most complete official information on personnel subject:

All necessary legal acts in work of the personnel officer taking into account the last changes: laws, resolutions, orders, etc. documents of public authorities of the Russian Federation and territorial subjects of the Russian Federation; Comments to acts and documents concerning a labor right, social and provision of pensions, employment of the population, the public and municipal civil service; at the request of readers - the document from archive.

Трудовое право для кадровика

Л. Ю. Ельцова, канд. экон. наук, заместитель Министра труда и социальной защиты Российской Федерации;

Ю.П. Орловский, д-р юридических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», научный руководитель Высшей школы юриспруденции, член Научно-консультативного совета при Верховном Суде РФ;

Т.Ф. Прокопов, д-р экон. наук, профессор кафедры теории и практики взаимодействия бизнеса и власти, председатель Комиссии по профессиональным стандартам, вице-президент РСПП, член Правления РСПП;

Н.Л. Лютов, д-р юрид. наук, доцент, заведующий кафедрой трудового права и права социального обеспечения Московского государственного юридического университета им. О.Е. Кутафина (МГЮА), профессор кафедры трудового права НИУ ВШ;

Д.Л. Кузнецов, доцент кафедры трудового права НИУ ВШЭ, директор Высшей школы юриспруденции;

О.Н. Лабазова, руководитель Государственной инспекции труда в г. Москве.

Кадровый менеджмент

В.М. Свистунов, д-р экон. наук, профессор, проректор ГУУ;

Е.А. Митрофанова, зам. главного редактора, д-р экон. наук, профессор кафедры управления персоналом ГУУ;

В.Г. Коновалова, зам. главного редактора, канд. экон. наук, доцент, зам. зав. кафедрой управления персоналом ГУУ;

В.Н. Бобков, д-р экон. наук, профессор, директор ФГУП «Всероссийский центр уровня жизни»;

Г.П. Гагаринская, д-р экон. наук, профессор, зав. кафедрой экономики и управления организацией СамГТУ;

Б.М. Генкин, д-р экон. наук, профессор, зав. кафедрой управления трудовыми и социальными процессами Санкт-Петербургского государственного инженерно-экономического университета;

И.Б. Дуракова, д-р экон. наук, профессор, зав. Кафедрой управления персоналом Воронежского государственного университета;

А.В. Сороко, д-р экон. наук, Директор Департамента государственной службы и кадров Правительства Российской Федерации;

И.А. Эсаулова, д-р экон. наук, профессор кафедры «Менеджмент и маркетинг», Пермский национальный исследовательский политехнический университет;

Е.Д. Катульский, д-р экон. наук, профессор, заслуженный деятель науки Российской Федерации, профессор кафедры экономики и управления народным хозяйством НА ЧОУ ВПОС ГА (Современная гуманитарная академия);

Ю.Г. Одегов, д-р экон. наук, профессор, зав. кафедрой управления человеческими ресурсами РЭА им. Г. В. Плеханова;

С.Д. Резник, д-р экон. наук, профессор, директор Института экономики и менеджмента, зав. кафедрой «Менеджмент» Пензенского государственного университета архитектуры и строительства Н. И. Шаталова, д-р соц. наук, профессор, зав. кафедрой управления персоналом и социологии Уральского государственного университета путей сообщения.

Кадровое делопроизводство

А.В. Пшенко, канд. ист. наук, зав. кафедрой документоведения и документационного обеспечения ГУУ, член Гильдии управляющих документацией;

Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии управляющих документацией, член ARMA International.

Рекрутинг для кадровика

Ю.В. Долженкова, д-р экон. наук, профессор кафедры экономики труда и управления персонала Академии труда и социальных отношений;

Д.К. Захаров, д-р экон. наук, профессор кафедры управления персоналом, декан факультета магистерской подготовки ГУУ, лауреат премии Правительства РФ в области образования;

В.Г. Малешин, член экспертных советов Национального союза кадровиков, Ассоциации консультантов по подбору персонала (АКПП), Клуба специалистов по подбору персонала «СУПЕР», Клуба профессионалов кадрового менеджмента, эксперт Национального центра сертификации управляющих;

Л.И. Смирных, председатель редсовета, д-р экон. наук, профессор кафедры экономики труда и народонаселения экономического факультета ГУ-ВШЭ;

Г.А. Фоминов, канд. экон. наук, зав. кафедрой кадрового менеджмента Института экономики и управления в промышленности.

«Кадровик

Председатель редакционного совета, научный рецензент — Б.А. Горохов, к.ю.н., судья Верховного Суда РФ, председатель судебного состава по трудовым и социальным делам Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ. Ежеквартальный выпуск.

EDITORIAL COUNCIL

Labor Right labor right for the personnel officer

L. Yu. Eltsova, PhD of Economics, deputy minister of work and social protection of the Russian Federation;

Yu. P. Orlovsky, Dr. of Law, professor of department of a labor right and right of social security of National research university "Higher School of Economics", the research supervisor of the Higher school of law, the member of Scientific and advisory recommendation in case of the Supreme Court of the Russian Federation;

T. F. Prokopov, Dr. of Economics, professor of department of the theory and practice of interaction of business and power, commission chairman of professional standards, vice-president of RUIE, board member of RUIE;

N. L. Lyutov, Dr. of Law, associate professor, head of the department of a labor right and right of social security of the Moscow state legal university of O. E. Kutafin (MGYuA), professor of department of a labor right of NIU VSh;

D. L. Kuznetsov, associate professor of a labor right of Higher School of Economics National Research University, director of the Higher school of law;

O. N. Labazova, the head of State Labour Inspection in Moscow.

Personnel management

V. M. Svistunov, Dr. of Economics, professor, vice rector of GUU;

E. A. Mitrofanova, Dr. of Economics, professor of department of personnel management of GUU;

V. G. Konovalova, Dr. of Economics, associate professor, deputy department chair of personnel management of GUU;

V. N. Bobkov, Dr. of Economics, professor, director of Federal State Unitary Enterprise All-Russian Center of Level of Living;

G. P. Gagarinskaya, Dr. of Economics, professor, department chair of economy and management of SAMGTU of the organization;

B. M. Genkin, Dr. of Economics, professor, department chair of management of labor and social processes of the St. Petersburg state engineering and economic university;

I. B. Durakova, Dr. of Economics, professor, department chair of personnel management of Voronezh State University;

A. V. Soroko, Dr. of Economics, Director of the department of public service and personnel of the Government of the Russian Federation;

I. A. Esaulova, Dr. of Economics, professor of Management and Marketing department, Perm national research polytechnical university;

E. D. Katulsky, Dr. of Economics, professor, honored worker of science of the Russian Federation, professor of department of economy and management of the national economy of NA ChOU of VPOS of HECTARE (Modern humanitarian academy);

Yu. G. Odegov, Dr. of Economics, professor, the department chair of human resources management of REA of G. V. Plekhanov;

S. D. Reznik, Dr. of Economics, professor, director of Institute of economy and management, department chair "Management" of the Penza state university of architecture and construction

N. I. Shatalov, Dr. of Socialogy, professor, department chair of personnel management and sociology of the Ural State University of means of communication.

Personnel office-work

A. V. Pshenko, PhD of History, department chair of document science and documentary providing GUU, liveryman of managing directors of documentation;

N. A. Hramtsovskaya, the leading expert on management of documentation of the Electronic Office Systems company, the liveryman of managing directors of documentation, the member of ARMA International.

Recruiting for the personnel officer

Yu. V. Dolzhenkova, Dr. of Economics, professor of department of labor economics and management of personnel of Academy of work and social relations;

D. K. Zakharov, Dr. of Economics, professor of department of personnel management, the dean of faculty of master preparation of GUU, the winner of an award of the Government of the Russian Federation in the field of education;

V. G. Maleshin, member of advisory councils of National union of personnel officers, Associations of consultants for personnel recruitment (automatic transmission), Club of HR specialists "SUPER", Club of professionals of personnel management, expert of the National center of certification of managing directors;

L. I. Smirnykh, Dr. of Economics, professor of department of labor economics and population of economics department of GU-VSHE;

G. A. Fominov, Dr. of Economics, the department chair of personnel management of Institute of economy and management in the industry.

Official documents and regulations for the personnel officer "the Personnel officer. Official documents and regulations for the personnel officer"

The chairman of editorial recommendation, the scientific reviewer - B. A. Gorokhov, PhD in Law, the judge of the Supreme Court of the Russian Federation, the chairman of judicial structure on labor and social affairs of Judicial board on civil cases of the Supreme Court of the Russian Federation. Quarterly release.

Контакты:

Главный редактор : Зиновская Надежда Николаевна (Zinovskaya Nadezhda Nikolaevna)
E-mail : kadr@сайт

Организация и ведение кадрового делопроизводства - прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала - грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

• переобучение на базе второго высшего образования;
• получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
• обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
• практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

• Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
• законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
• нормативные акты местного значения;
• различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
• внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
• приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

• агентства и бюро по трудоустройству;
• занятости;
• ярмарки вакансий;
• учебные заведения;
• доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
• другие организации;
• знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление на конкретного сотрудника.

• заключение трудового контракта;
• издание приказа о приеме;
• нового сотрудника либо ее заведение;
• оформление личной карточки;
• если в организации принято - заведение личного дела;
• ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки - это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

• регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
• регистрации приказов;
• регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
• регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
• регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
• книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело - это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

• копии приказов о работнике;
• копии заявлений;
• копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
• анкета;
• характеристики и отзывы;
• справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение - сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

По дате ▼ ▲

По имени ▼ ▲

По популярности ▼ ▲

По уровню сложности ▼

Многие предприятия нуждаются в помощи по организации и ведению работы с кадрами. На сайте представлен полный перечень услуг, которые оказывает компания в сфере кадрового консалтинга, в том числе, развитие персонала, создание HR-структур, кадровое делопроизводство. Здесь можно заказать любые услуги, пройти обучение на семинарах и тренингах. На портале есть полезная рубрика «В помощь кадровику», публикующая материалы, интересные посетителям, а тему вы можете предложить в форме обратной связи.

http://pbexcellent.umi.ru/stat_i/

На этом портале представлена целая база актуальных и полезных материалов – статей, опубликованных в учебниках и популярной литературе, которые будут полезны кадровым специалистам в ежедневной работе. Вашему вниманию – публикации на темы кадрового планирования, категорий персонала, распределения должностных полномочий, организации процесса увольнения, текучести кадров. На форуме сайта можно обсудить интересующие вас вопросы, прокомментировать блоги авторов публикаций.

http://psyera.ru/planirovanie-raboty-s-kadrami_797...

Кадровая работа требует постоянного повышения профессионального уровня специалистов. О предлагаемых курсах, тренингах, семинарах на актуальные темы вы узнаете на этом сайте. Подробно расписана программа обучения в области кадрового учета и делопроизводства, трудового права, законодательства о труде, юридического обеспечения управления персоналом, менеджмента кадров организации. На портале можно записаться на обучение, подписаться на рассылку полезных материалов.

http://www.itm-action.ru/hrm_human_resources_cours...

Как оптимизировать управление компанией, избежать перебоев в работе, повысить скорость принятия решений и ответственность работников? Сайт станет вашим надежным помощником в моделировании бизнес-процессов. Продуманный интерфейс и полезные методические рекомендации ресурса повышают его привлекательность для пользователей. Особое внимание уделено KPI – этапам разработки и практического применения на предприятиях, преимуществам использования.

http://www.businessstudio.ru/procedures/business/k...

http://www.gd.ru/articles/3584-kpi

Читайте на страницах сайта порядки и изменения в оформлении всей документации кадровиков. Узнайте, по какой системе с учетом новых правил следует отправлять сотрудника в отпуск или командировку. Знакомьтесь с процедурой начисления компенсации по задолженности по заработной плате. На портале есть возможность оформить подписку на последние новости и тематические издания. Для этого необходимо зарегистрироваться на сайте, заполнить анкету пользователя и оставить свой электронный адрес для рассылки.

http://www.4dk.ru/pravoweek/novosti-dlya-kadrovika...

На сайте вас ждет много познавательной информации о работе с персоналом. Читайте о том, как правильно заполнять бланки на отпуск сотрудникам и какие документы необходимо приготовить для выхода на пенсию. Узнайте способы решения проблемы перехода работников с одного предприятия на другое. На портале вы можете проконсультироваться с более опытными профессионалами и задать им интересующие вопросы.

http://www.m-style.su/professional/for_cadre/

Решить вопросы, связанные с управлением персоналом, вам поможет сайт «КонсультантПлюс». Здесь вы можете обсудить уже давно наболевшую проблему с опытными специалистами или найти ответ в статьях и законах Трудового кодекса. В разделе «Периодические издания» выложены тематические журналы, в которых прописаны новые требования к ведению документации, оформлению отпусков и принятию новых сотрудников в команду. В рубрике «Семинары, мастер-классы» узнайте об открытии курсов по повышению квалификации.

http://consultantplus.moscow/kadrovik.php

Печатные и электронные издания для кадровиков можно пробрести на этом сайте. Здесь приготовлен большой ассортимент литературы, которая поведает об основных нюансах в работе с персоналом. С помощью быстрой поисковой системы вы найдете нужную книгу, портал подскажет как бесплатные, так и платные варианты для скачивания. Если не удалось найти необходимую информацию - обратитесь за помощью к менеджерам ресурса и сделайте заявку на учебное пособие.

http://action-press.ru/Catalog.aspx?short=1&cid=da...

На страницах сайта кадровый работник может повышать свои знания, знакомиться с новыми порядками, изучать принцип заполнения договоров. Здесь выложена подробная информация о порядке оформления документов на получение пенсии сотрудниками, достигшими определенного возраста, или теми, кого переводят на социальные выплаты по состоянию здоровья. В разделе «Мифы и стереотипы» читайте о реформах, которые могут повлиять на управление персоналом, о количестве отпускных дней и компенсациях.

http://www.kadrovik-plus.ru/

Кадровым работникам сайт дает возможность регулярно повышать свой уровень знаний. Узнайте больше про закон о коммерческой тайне и знакомьтесь с реализацией данного права. На портале выложена подробная информация о ведении личных дел сотрудников и о порядке оформления отпускных. Читайте о том, каким образом можно перевести людей с одной фирмы на другую, при этом не теряя общего стажа работы. Изучайте принцип возмещения потраченных средств на командировки и правила расчета.

http://www.kdelo.ru/book

В журнале излагаются варианты решения многих ситуаций, связанных с обучением, оформлением и переквалификацией персонала. Здесь вам расскажут, каким образом происходит набор новых сотрудников и по какой системе их следует вводить в трудовой процесс компании. Узнайте о том, какая альтернатива есть бумажному личному делу и как производить компенсацию при задержке заработной платы. Читайте в издании о возможности установки видеонаблюдения за кадрами и о необходимости возмещения переработанных часов.

http://www.pro-personal.ru/journal/VDK/

http://kadrhelp.com.ua/

Занимаетесь кадровой работой? Вашему вниманию сайт, который наполнен полезной информацией. Здесь вас ждут интернет-книги и учебные пособия. Благодаря регулярному обновлению материала, отслеживайте последние новости делопроизводства, изучайте поправки и изменения в оформлении документов на отпуск, дополнительных социальных выплат, а также больничных листов. На портале выложена бесплатная справочная база, где расписаны пошаговые действия при приеме на работу и правила заполнения трудовых книжек.

http://www.kadrovik-praktik.ru/

Все, что нужно знать об управлении персоналом, вы найдете на этом сайте. Для кадровиков выложена подробная информация о том, как правильно и по каким стандартам следует заполнять бланки для приема новых сотрудников на работу, заявления о переводе на новую должность, оформлять отпуск и должностные инструкции. В разделе «Производственный календарь» указано количество рабочих, выходных и праздничных дней в текущем месяце и квартале, а также обозначено, сколько должен длиться трудовой день.

http://www.kadrovik.ua/

Купить необходимую книгу по делопроизводству вы можете в этом интернет-магазине. Здесь для менеджеров по персоналу собран большой ассортимент учебников, справочников, словарей и тематической литературы по доступной цене. На портале работает быстрая поисковая система, благодаря которой вы с легкостью найдете нужное издание. В разделе «Акции» вас ждут заманчивые предложения по большим скидкам. В рубрике «Обучение» выложены мастер-классы, познавательные книги и методические пособия.

http://mediapro.com.ua/